Skip to content 
ელ-ფოსტა დღემდე რჩება თანამედროვე კომუნიკაციის ერთ-ერთ ყველაზე მნიშვნელოვან და გავრცელებულ საშუალებად. ალბათ, დღის განმავლობაში თქვენც უამრავ მეილს იღებთ და მასზე პასუხის დაბრუნებაც გიწევთ. ამას, ძალიან ორგანულად, ხშირად ზედმეტი ფიქრის გარეშეც აკეთებთ. ბიზნეს სამყაროში, პირველ შთაბეჭდილებას ხშირად პირველი მეილი განაპირობებს. სწორედ ამიტომ, მეილის წერის დროს ბევრი დეტალის გათვალისწინებაა საჭირო.
ჩვენს სტატიაში გაეცნობით მეილის წერის ეტიკეტის ისეთ ნორმებს , რომლებიც თქვენს პროფესიონალურ ცხოვრებაში აუცილებლად გამოგადგებათ.
წარმატებული და ეფექტური კომუნიკაციისთვის აუცილებელია ვიცოდეთ, როგორ მივმართოთ ადრესატს, როგორ შევარჩიოთ სიტყვები სწორად და როგორ დავწეროთ მეილის ტექსტი ისე, რომ მან წაკითხვისას ადრესატის დაბნეულობა არ გამოიწვიოს.
ბიზნეს სამყაროში ელ-ფოსტით კომუნიკაცია, როგორც წესი, პირდაპირი და პროფესიულია. როცა ადრესატთან (არ აქვს მნიშვნელობა, იქნება ეს პოტენციური კლიენტი კოლეგა, თუ პარტნიორი) – თუ ურთიერთობა გაღრმავდება, შესაძლოა უფრო არაფორმალური ტონიც გამოვიყენოთ, თუმცა ჩვენ მაინც უნდა ვეცადოთ, რომ პროფესიონალიზმი ურთიერთობის ნებისმიერ დონეზე შევინარჩუნოთ.
საქმიანი მიმოწერა მოიცავს ყველა სახის წერილს, შენიშვნას, ოქმს, ინფორმაციას, ასევე ელექტრონულ ფოსტას და შეტყობინებებს(მაგ. სმს) და მისი მიზანი ყოველთვის ზუსტი და ეფექტური კომუნიკაციაა.
აქვე მინდა ხაზი გავუსვა ერთი შეხედვით ბუნებრივ დეტალს, რომელიც სულ მუდმივად უნდა გახსოვდეთ, სამსახურის ელ-ფოსტა ორგანიზაციის საკუთრებაა – ისევე როგორც კომპანიის კომპიუტერები, ტელეფონები და საოფისე ტექნიკა. ყველაფერი, რასაც აგზავნით, იღებთ ან ინახავთ სამუშაო ელ-ფოსტის მეშვეობით, არ გეკუთვნით პირადად თქვენ!
ბიზნეს კორესპონდენცია წერილობითი კომუნიკაციის ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული ფორმაა, რომელიც ორგანიზაციებსა და ადამიანებს შორის პროფესიული მიზნებისთვის გამოიყენება.
ბიზნეს კორესპოდენცია უნდა გამოვიყენოთ ისეთი ინფორმაციის გასაგზავნად, რომელიც არის:
რელევანტური: გამოიყენეთ ელ-ფოსტა, მაშინ როდესაც მხოლოდ სწრაფი ზარი ან პირისპირ საუბარი საკმარისი არ არის.
დროული: როდესაც დროში ვართ შეზღუდული, ან პასუხი მალევე გვჭირდება, მეილი ამისათვის საუკეთესო საშუალებაა, ის შანსს გაძლევთ მიმღებს სწრაფად გაუზიაროთ შესაბამისი ინფორმაცია.
პროფესიული მეილი განსხვავდება იმ უბრალო შეტყობინებისგან, რომელსაც მეგობარს უგზავნით, შესაბამისად ის უნდა იყოს:
- გამართული
- ზრდილობიანი
- ყურადღებიანი
- პასუხისმგებლიანი
- მომავლის ხედვაზე ორიენტირებული
გიზიარებთ რამოდენიმე რჩევას მეილის სწორად წერისთვის
- მოკლე და მიზანმიმართული სათაური (Subject)
სათაური აუცილებლად უნდა იყოს ზუსტი, მოკლე და მიზანზე ორიენტირებული, რომ ადრესატმა წაკითხვისთანავე გაიგოს, რის შესახებ წერთ. მაგალითად, თუ ჩვენ გვსურს ევროპაში ჩვენი პროდუქტის გატანა, არ ღირს ისეთი სათაურის გამოყენება, როგორიცაა „მოგესალმებით“ ან „წერილი თანამშრომლობისთვის” უკეთესია: „თანამშრომლობის შეთავაზება – ჩვენი პროდუქტი ევროპაში“.
- პატივისცემით მიმართვა
აუცილებლად გამოიყენეთ ადრესატის სახელი და გვარი, ოფიციალურ წერილში უპირატესობა მიანიჭეთ ფორმალურ მიმართვას: „ძვირფასო ბატონო/ქალბატონო…“. მაგალითად: ” მოგესალმებით, ბატონო ნიკოლოზ,
გიკავშირდებით თქვენთან შესაძლო თანამშრომლობის თაობაზე….”
- სწორად დაწერილი შესავალი
ადრესატი პირველივე წინანდადებიდანვე უნდა მიხვდეს წერილის მიზანს -ეს უნდა იყოს სწრაფი და მოკლედ უნდა ხსნიდეს, თუ რის შესახებ გაქვთ მეილით კომუნიკაცია. მაგალითად: „ თუ მოგწონთ ჩვენი ახალი პროდუქცია, მსურს განვიხილოთ თქვენს კომპანიასთან თანამშრომლობის შესაძლებლობა“.
- წერილის ძირითადი ნაწილი — ლაკონური და გასაგები
ძალიან მნიშვნელოვანია, რომ მეილი იყოს ზუსტი, მკაფიო და შედეგზე ორიენტირებული. განსაზღვრეთ, რა არის ის მთავარი თემა, რაზეც გინდათ რომ ადრესატმა ინფორმაცია მიიღოს. მაგალითად: „ჩვენი კომპანია უკვე 5 წელია რაც აწარმოებს ეკოლოგიურ პროდუქტებს, რომელმაც უკვე მოიპოვა პოპულარობა ადგილობრივ ბაზარზე.“
- მოქმედებაზე მოწოდება (Call to action)
მოუთითეთ მკაფიოდ, რა მოქმედებას ელოდებით ადრესატისგან – შეხვედრის დაგეგმვას, პასუხის დაბრუნებას თუ სხვა. მაგალითად: „გვსურს დავგეგმოთ მოკლე ვიდეოზარი, რომ დეტალურად განვიხილოთ თანამშრომლობის შესაძლებლობები.“
- მეგობრული, მაგრამ პროფესიონალური ტონი
მეილი უნდა იყოს მეგობრული და თბილი, მაგრამ ასევე მნიშვნელოვანია არ დავკარგოთ პროფესიონალიზმი.
- მეილი უნდა იყოს სტილისტურად გამართული
გადამოწმეთ თქვენი ტექსტი გაგზავნამდე – თავიდან აიცილეთ გაუგებრობები და არასწორი შთაბეჭდილება. სწორად დაწერილი ტექსტი თავისუფალია გრამატიკული, პუნქტუაციური, სტილისტური, ენობრივი და მართლწერის შეცდომებისგან.
- მოკლე აბზაცები და ადვილად გასაგები ფორმატი
მეილი უნდა იყოს მოკლე, პირდაპირი და მკაფიო.
არასპეციფიკური ან ბუნდოვანი ფორმულირებები იწვევს დაბნეულობას და გაუგებრობას, ამიტომ საჭიროა პირდაპირი ენის გამოყენება.
- საკონტაქტო ინფორმაციის დამატება
მეილის ბოლოს აუცილებლად მიუთითეთ თქვენი ტელეფონი, ელ-ფოსტა და სხვა საჭირო ინფორმაცია. ადრესატს უნდა ჰქონდეს შესაძლებლობა, სურვილის შემთხვევაში, მარტივად დაგიკავშირდეთ.
დასასრულს კი, აუცილებლად მიუთითეთ თქვენი სახელი, გვარი, პოზიცია და კომპანიის დასახელება. სურვილის შემთხვევაში დაამატეთ ლოგო და ტელეფონის ნომერი.
კარგად გამართული ხელმოწერა (ე.წ. Signature) ასახავს თქვენს პროფესიონალიზმს და წერილს უფრო მეტად სანდო და ოფიციალურ სახეს სძენს.
- უთხარით არა აბრევიატურებსა და სარკაზმს
ზოგიერთი აბრევიატურის ან ემოჯების არასწორი გამოყენება შესაძლოა გაურკვეველი იყოს ადრესატისთვის და ამან კი შეიძლება ადრესატის დაბნეულობაც გამოიწვიოს.
ასევე, სასურველია, რომ ელ-ფოსტაში სარკაზმი საერთოდ არ გამოვიყენოთ. წერილობით კომუნიკაციაში ტონის სწორად წაკითხვა ხშირად რთულია, და სარკაზმმა, რომელიც სიტყვიერ საუბარში შეიძლება შედარებით ბუნებრივად ჟღერდეს, მეილის წაკითხვისას ადრესატში, შესაძლოა გაუგებრობა ან დაძაბულობა გამოიწვიოს.
და ბოლოს, ელ-ფოსტა მხოლოდ წერილობითი კომუნიკაციის საშუალება არ არის – ის თქვენი პროფესიონალიზმის, სამუშაო სტანდარტებისა და დამოკიდებულების პირდაპირი ანარეკლია. როცა მეილს სიფრთხილითა და დაფიქრებით ვაგზავნით, შედეგი მხოლოდ მხოლოდ დაბრუნებული პასუხი კი არა, არამედ ადრესატებს შორის გაჩენილი ნდობაა, რომელიც თავისთავად, პროფესიული ურთიერთობების მყარ საფუძველს ქმნის.
პატივისცემით,
BPN Georgia
BPN Georgia | Apakidze Street 5; Floor 4; Tiflis Business Centre | 0171 Tbilisi
